Briefaufbau nach DIN 5008

Briefpapier nach DIN 5008

Was Sie bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe beachen sollten

Ein Geschäftsbrief ist ein Dokument, das bestimmte formale und inhaltliche Auflagen erfüllen muss. Als Geschäftsbrief zählen Schreiben, die Sie an Kunden oder Geschäftspartner richten, wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Quittungen.

Für die Briefgestaltung gibt es einen allgemein gültigen Standard. Dieser Standard ist keine zwingende Verpflichtung, hat sich aber als gängige Form durchgesetzt. Der Aufbau des Geschäftsbriefs ist in der DIN 5008 festgelegt.

Welche Pflichtangaben muss ein Geschäftsbrief enthalten?

Abhängig von der Rechtsform gelten unterschiedliche Vorschriften. Wenn Sie Ihr Geschäftspapier mit Briefkopf und Fußzeile drucken lassen, sind diese Angaben ebenso wichtig wie bei einem Geschäftsbrief, bei dem Sie leeres Papier verwenden und die Angaben jeweils mit dem sonstigen Inhalt ausdrucken. Die Briefpapier Vorlage entwerfen Sie entsprechend den Vorschriften.

Die gesetzlichen Grundlagen sind im Handelsgesetz, Aktiengesetz, GmbH-Gesetz und in der Gewerbeordnung festgelegt. Man unterscheidet dabei Unternehmen, die von einer Einzelperson oder als Gesellschaft des bürgerlichen Rechts geführt werden, und Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind.

Im Handelsregister stehen

• Einzelkaufleute
• Offene Handelsgesellschaft (oHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Auch Sonderformen wie die GmbH & Co. KG oder die KG a.A. (Kommanditgesellschaft auf Aktien) sind im Handelsregister verzeichnet. Bei allen im Handelsregister eingetragenen Unternehmen oder Einzelkaufleuten muss die Briefpapier Vorlage folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Firmenname mit Rechtsformzusatz, exakt im gleichen Wortlaut wie der Registereintrag
• Ort der Niederlassung des Unternehmens
• das zuständige Registergericht
• die Nummer, unter der das Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist

Bei Aktiengesellschaften und GmbHs müssen die Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende, die Gesellschafter und eventuell Aufsichtsratsvorsitzende, Beiratsvorsitzende und Verwaltungsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden.

Pflichtangaben für Einzelunternehmer, Kleingewerbetreibende und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR)

Einzelunternehmer, die nicht als Kaufmann oder Kauffrau im Handelsregister stehen, sowie Gewerbetreibende und Personen, die miteinander eine GbR führen, müssen ebenfalls bestimmte Auflagen beachten. Die GbR ist auch als BGB-Gesellschaft bekannt.

Die Briefpapier Vorlage muss folgende Angaben beinhalten:

• Vorname und Familienname des Unternehmers
• ladungsfähige Anschrift
• der Firmenname ist nicht verpflichtend, aber sinnvoll

Die gesetzlichen Grundlagen sind vielfältig, dazu gehören das Umsatzsteuergesetz, das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, das Telemediengesetz und die Gewerbeordnung. Bei der Briefpapier Vorlage für die GbR müssen alle Gesellschafter aufgeführt werden.

Pflichtangaben für Rechnungen

Für Rechnungen gilt das Umsatzsteuergesetz (UStG), und zwar die Paragraphen 14 Abs. 4 und 14a Abs. 5. Folgende Angaben muss eine Rechnung enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbringt
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und -befreiungen
• im Voraus vereinbarte Preisminderungen
• Rechnungsbetrag und der Steuerbetrag, der dafür fällig wird

Die Angabe des Zahlungsziels ist nicht verpflichtend, aber üblich.

Ein Briefbogen ist kein Briefbogen

Sie sehen, so viele Bezeichungsweisen wie es für das Briefpapier gibt, sei es Firmenbriefpapier, Firmenbriefbogen, Briefbogen Firma, Briefbogen Unternehmen, Geschäftsbriefbogen, u.v.m. so verhält es sich auch mit den Pflichtangaben. Suchen Sie sich aus der obigen Beschreibung einfach die auf Ihren Fall zutreffende heraus und gestalten Sie dann eine der Vorlagen mit Ihren Informationen. Dann passt es auch mit dem Briefbogen - und das vom Firmenbriefkopf bis zur Fußzeile.